用人单位对雇员个人信息管理保护合规指南（四）：离职篇
2021年8月20日，十三届全国人大常委会第三十次会议表决通过《中华人民共和国个人信息保护法》。自2021年11月1日起施行。鉴于用人单位对雇员个人信息管理保护的重要性以及实践中存在着的较多实务问题，《个人信息保护法》出台前后，我们推出了系列文章“用人单位对雇员个人信息保护的合规管理指南”。指南涵盖前言篇、入职篇、在职篇和离职篇等四个部分。前言篇中，我们阐述了个人信息保护的重要性、当前立法框架、重要概念和常见争议内容；入职篇中，我们对“求职者简历”、“求/入职申请表”、“背景调查”、“生理健康”等方面雇员个人信息管理合规进行解读；在职篇中，我们对“配发设备的监控”、“GPS监控位置信息”、“雇员信息分级分类存储”、“雇员信息传输”等维度的合规问题进行剖析。离职篇是用人单位人力资源管理工作的收尾阶段，也是劳动争议的高发环节。本篇中，我们将对离职雇员的个人信息管理保护合规问题，作出有针对性的解答。
问题列表：
问题1. 用人单位处理雇员离职期间交接的配发工作设备中的个人信息有什么注意事项？
问题2. 用人单位在雇员离职后还可以收集其个人信息吗？
问题3. 用人单位存储离职雇员信息的范围和期限？
问题4. 用人单位在劳动争议案件中向仲裁庭或法院提供与离职雇员个人信息相关的证据有什么注意事项？
问题5. 用人单位传输离职雇员的个人信息有哪些要求？
[收集]-[存储]-[使用]-[传输]
问题1. 用人单位处理雇员离职期间交接的配发工作设备中的个人信息有什么注意事项？
【简答】
未经离职雇员同意，不得不当使用或公开传播其配发工作设备中的个人信息，除非基于合理需要。
【合规建议】
第一步，用人单位应在雇员入职阶段，明确告知离职期间交接配发工作设备的程序和要求，签订书面的确认函。如果雇员要求拷贝配发工作设备中的个人信息，应允许用人单位派员陪同以避免对用人单位的工作信息造成泄露。
第二步，用人单位应在规章制度中明确规定雇员离职后不得拷贝除个人信息外的工作信息。
第三步，用人单位应避免在未经雇员同意的情况下，对雇员配发工作设备中的个人信息进行不当使用或公开传播。除非基于合法、合理且正当的原因，如配合司法机关调查取证的需要。
问题2. 用人单位在雇员离职后还可以收集其个人信息吗？
【简答】
除配合司法机关取证需要等正当理由或事前双方对此达成一致约定，用人单位不得在雇员离职后继续收集其个人信息。
【合规建议】
第一步，用人单位应在雇员入职阶段，明确告知雇员离职后可能持续收集其个人信息的情况，并征得雇员的书面同意。
第二步，用人单位应在规章制度中，明确规定雇员离职后收集其个人信息的情况。
第三步，用人单位应避免在未经雇员同意的情况下，对离职后的信息进行持续收集。除非基于合法、合理且正当的原因，如配合司法机关调查取证的需要。
[收集]-[存储]-[使用]-[传输]
问题3. 用人单位存储离职雇员信息的范围和期限？
【简答】
离职雇员个人信息的保存范围和期限应考虑现有法律法规的综合要求，用人单位可同雇员作书面约定。
【合规建议】
第一步，用人单位应参考《劳动合同法》和相关档案管理规定，对离职雇员的劳动合同保存两年备查；
第二步，用人单位应参考《个人信息保护法》和相关个人信息保护规定，个人信息的保存期限应当是实现处理目的所必要的最短时间；
第三步，法律法规对特定工种雇员的个人信息保存时限作特殊规定，如送餐人员、网约车驾驶员等，需要结合岗位特殊规定以设定时限；
第四步，用人单位可同离职雇员对个人信息的存储进行书面约定，明确保留时间、信息的使用目的和用途，以及是否可提供给第三方等，在使用目的完成后，用人单位应及时对该信息进行删除或匿名化处理；
第五步，用人单位人力资源部门需对收集的离职雇员个人信息进行定期排查，对过期个人信息进行删除或匿名化处理。
具体来说，出于存档等合理目的，在雇员离职后可以保留、同时需保管好必要范围内的信息，如姓名、入职时间、离职时间等。对于雇员档案中的测评记录、考勤记录、绩效评定、奖励及处罚记录等，属于广泛意义上的个人信息，但是鉴于后续的可能需要，可以不予删除。“保管“信息应做到使其保持不可被日常检索、访问的状态。但是，如指纹信息、面部识别信息等个人敏感信息，并不在保留的合理范围内，则应在最短时间内删除。
在法律另有规定的情况下，雇员信息的保留应当遵守其特别规定。如《网络预约出租汽车监管信息交互平台运行管理办法》规定，网约车监管信息交互平台所接收的运营信息数据，在线保存期限不少于6个月。
规定可见于《个人信息保护法》、《劳动合同法》等法律法规当中。《个人信息保护法》规定：“个人信息的保存期限应当为实现处理目的所必要的最短时间。法律、行政法规对个人信息的保存期限另有规定的，从其规定。”《劳动合同法》规定：“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”
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问题4. 用人单位在劳动争议案件中向仲裁庭或法院提供与离职雇员个人信息相关的证据有什么注意事项？
【简答】
用人单位可提交雇员个人信息作为证据，但不得不当使用或公开传播；同时，雇员的个人隐私不受侵犯，若用人单位提交的证据侵犯雇员个人隐私，则该证据不能作为认定案件事实的依据。
【合规建议】
第一，用人单位应避免在司法程序中对包含雇员个人材料（特别是隐私信息）进行不当使用或公开传播。
第二，在证据涉及雇员个人隐私情形下，用人单位应主动提示司法机关对该案件进行不公开审理。
第三，用人单位可在双方协议或内部规章中明确规定在此情形下使用雇员个人信息的程序和要求，并征得雇员的同意。
第四，离职雇员个人信息是否可作为证据呈现在劳动争议中，与信息是否被归为雇员的个人隐私有关。如果被归为雇员个人隐私，则此证据可能将不能作为认定事实的依据。2012年3月，某公司在未告知王某的情况下自行检查了王某电子邮箱中的邮件、发现其“泄露用人单位秘密”的行为。该公司以王某严重违反公司的规章制度及《劳动合同法》规定为由，解除劳动合同。法院经过调查取证后认为，“公民享受通讯自由的权利，未经法定程序不得被随意剥夺，在未告知王某的前提下,该公司私自检查王某的电子邮件侵犯了王某的权利，而据此取得的证据也不能作为认定对王某不利事实的依据。” 判决该公司单方解除劳动关系属于违法。二审法院认为，该电子邮箱的后缀虽然是该公司统一后缀，名称也为“工作邮箱”，但是属于王某私人使用，而且设立了王某私人密码，因此该公司行为仍属于侵犯个人隐私。我们在“用人单位对雇员个人信息管理保护合规指南（三）在职篇”当中，也援引了相关案例，来说明相关问题的法律认定和注意事项。
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问题5. 用人单位传输离职雇员的个人信息有哪些要求？
【简答】
用人单位传输离职雇员个人信息的要求同传输在职雇员个人信息的要求基本一致；除此之外，用人单位还应在离职阶段交接工作时，针对后续的信息传输进行书面约定。
【合规建议】
第一，用人单位应根据规定告知雇员相关信息、征得雇员的同意；
第二，用人单位应对第三方数据合规能力进行评估；
第三，监督第三方个人信息处理过程，并约定双方的权利义务。
第四，用人单位应在离职阶段交接工作时，针对后续对离职雇员个人信息的传输进行书面约定，明确传输的使用目的、用途以及保留的时间等关键内容。在使用目的完成后，用人单位应及时对该信息进行删除或匿名化处理，可建立定期核对检查个人信息状况的机制，对已离职雇员的个人信息作出及时、合规处理。
结语：
雇员个人信息保护的合规问题正成为用人单位人力资源管理中越发重要的一环，贯穿了雇员招聘、入职、履行、离职的全过程。面对这一急迫且重要的挑战，《个人信息保护法》出台前后，我们以“前言”、“入职”、“在职”、“离职”四个篇章和“收集”、“存储”、“使用”、“传输”四个维度为路径，对相关的实务问题进行阐释，为用人单位完整建立雇员个人信息的管理保护的合规框架提供了较为精准的指引。感谢关注，欢迎交流。
后续，我们将开启其他与用人单位人力资源管理相关的系列指南，欢迎沟通指教。
