境外形成的法律文件如何在中国境内获得认可？——跨境交易及争议解决中的文书处理问题

【摘要】境外形成的法律文件在中国境内使用或作为诉讼证据提交，须满足公证、认证等证明要求。本文以《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（2019年修正）及《取消外国公文书认证要求的公约》为规范基础，系统梳理境外形成法律文件证明的必要性与范围，厘清公证、领事认证、附加证明书（Apostille）及港澳台特别安排等证明路径，并就证明的效力边界与实务误区提出提示，以期为跨境交易及争议解决中的文书处理提供参考。

 

一家境外公司与境内企业签订供货合同，境外一方由董事会决议授权代表签署；一对夫妇在境外登记结婚，回国后办理购房或继承事务；一起跨境买卖纠纷诉至中国法院，一方提交的合同、单据全部形成于境外……

 

这些场景共同指向一个现实问题：境外形成的法律文件，并非当然可以直接在中国境内使用。无论用于行政登记、诉讼举证、合同签署抑或继承事务，均可能被要求先行办理“公证”“认证”等证明手续。当事人对此多有困惑：文件本身真实，缘何仍需层层证明？公证、认证与附加证明书之间究竟有何区别？2023年以来相关规则又有何变化？

 

本文就境外形成法律文件的证明程序作系统梳理，逐一阐明：缘何需要证明、何种文件需要证明、证明的对象为何，以及具体证明路径如何。

 

一、为什么需要证明？——司法权的地域局限

 

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（2019年修正，以下简称《证据规定》）对境外形成证据的公证认证要求，解决的是《民事诉讼法》中证据的“可采性”问题。

 

原因在于司法权的地域局限：证据产生于域外，我国法院的司法权无法延伸至此，对境外形成的证据进行调查存在现实障碍，若直接依据这些证据裁判，容易产生误断的风险。因此，法律对境外形成的证据设置程序上的限制，以增强其客观真实性和合法性，尽力消除司法权地域局限给民事诉讼带来的不利影响。

 

实务中，通常涉及以下三种情形：当事人一方或双方是外国人、外国企业或组织；当事人之间民事法律关系设立、变更、终止的法律事实发生在国外；当事人争议的诉讼标的在外国。

 

相关规则亦经历持续演进：2001年的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（旧司法解释，已废止）曾要求所有域外形成证据均需所在国公证机关证明，并经我国驻该国使领馆认证或履行条约规定手续；2019年《证据规定》将域外证据区分为公文书证（公证）、私文书证（不再强制）、涉及身份关系的证据（公证加认证）三类处理；2023年中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》，以附加证明书替代领事认证，程序进一步简化。

 

二、哪些文件需要证明？——《证据规定》第十六条

 

《证据规定》第十六条规定：当事人提供的公文书证系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关证明，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续；中华人民共和国领域外形成的涉及身份关系的证据，应当经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行条约规定的证明手续；当事人向人民法院提供的证据是在香港、澳门、台湾地区形成的，应当履行相关的证明手续。

 

据此，需重点关注三类文件：

（一）公文书证。指国家机关或其他依法具有公共信用的公共管理机关在职责范围内制作的文书，如身份证件、注册证书、专利证书、判决书等，以及公共管理机关依职权作出的各种命令、决议、决定、通知、指示、信函等。域外公文书证需经所在国公证机关证明。

 

（二）涉及身份关系的证据。身份关系是基于主体一定身份而发生的、以身份利益为内容的人身关系，通常包括婚姻关系、收养关系、监护关系等。域外形成的身份关系证据，需要“公证加认证”的双重手续。

 

（三）港澳台地区形成的证据。不区分公文书证与私文书证，也不区分是否涉及身份关系，一律按与港澳台地区达成的相关安排办理。

 

至于私文书证——指国家机关或具有社会管理职能组织之外的其他单位、组织和个人制作和签署的文书，如合同、协议、承诺函、担保函等——根据《证据规定》，如不涉及身份关系，则不再强制要求公证、认证，其真实性一般通过质证解决，举证责任在提供私文书证的一方，对方当事人亦可依法提出抗辩。

 

三、证明什么？——两个核心对象

 

无论采取何种证明路径，证明的对象均不外乎两类：

一是身份关系事实。包括婚姻状况、亲属关系、继承关系、监护关系，以及知识产权中涉及的身份权利等与身份相关的法律事实。

 

二是文件及签字的真实性。确认境外当事人签署法律文本的真实性，即相关文本上签名或印章的真实性。

 

需特别提示的是：公证、认证乃至附加证明书，证明的仅是“形式真实性”，并不对文书内容本身的真实性与合法性作出背书。文书内容是否真实、合法，遵循“谁出具，谁负责”的原则。

 

四、怎样证明？——三条路径

 

按照文件形成地的不同，证明路径分为三类：领事认证路径、海牙认证（附加证明书）路径、港澳台特别安排路径。

 

（一）领事认证路径：针对非海牙缔约国的外国文件

领事认证，指一国的外交机构、领事机构及其授权机构，在涉外文书上确认公证机关、认证机关或某些相应机关的最后一个签字或印章属实。其以公证为基础：公文书证应当经所在国公证机关证明；涉及身份关系的证据，先经所在国公证机关证明，再申请认证；私文书证则视具体情况选择是否办理公证认证手续。

 

办理认证时，依文件形成地的外交状态区分为三种情形：

1.与我国有外交关系的国家或地区：先由该国（或该国实行独立法律体系的区域）有公证资格的机构出具公证文书，再经该国外交部或其授权机构认证，最后送中国驻该国使领馆认证，即通常所说的“双认证”。

 

2.与我国没有外交关系的国家或地区：先经该国外交部或其授权机构认证，再经与中国有外交关系的第三国驻该国使领馆认证，最后办理中国驻第三国使领馆的认证。

 

3.维尔京群岛、开曼群岛、塞舌尔群岛等地区：经其所属国外交部门或授权机构认证后，送中国驻该国使馆、领馆认证。

 

另有一项实务便利规则：外国驻华使领馆或驻内地领馆为其本国公民出具的证明委托关系、婚姻状况、声明等公证文书，可以直接在中国境内使用，无须办理中方领事认证，但接受公证文书的部门应当向相应的驻华使馆或驻内地领馆核实。

 

领事认证路径的局限在于程序繁复、耗时较长——现行“双认证”流程平均耗时约20个工作日。

 

（二）海牙认证路径：附加证明书替代领事认证

2023年3月8日，我国向《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《公约》）保管机关递交加入书，2023年11月7日，《公约》对我国生效实施。同日前后，最高人民法院下发《关于人民法院做好〈取消外国公文书认证要求的公约〉对我国生效后相关工作的通知》，表明法院系统认可附加证明书（Apostille）这一证明方式。

 

《公约》的核心内容可以概括为“取消”与“附加”：缔约国之间相互取消使领馆领事认证环节，用文书出具国主管机关签发的附加证明书，替代传统的领事认证，对文书上的印鉴、签名真实性进行验证。办理时间可从约20个工作日缩短至几个工作日。

 

《公约》的适用范围，应关注以下要点：

1.限于缔约国之间。《公约》仅适用于在缔约国领土内作成、需在另一缔约国领土内出示的公文书；在非缔约国形成的文书，或在缔约国形成但送往非缔约国使用的文书，均不适用。

 

2.“缔约国”作广义理解。指《公约》已经生效的任何国家，包括原始缔约国以及事后批准或加入《公约》的国家。

 

3.“领土”的范围。不仅包括一国的领陆、领水、领空，还包括其声明扩展的由其负责国际关系的领土。

 

4.港澳特别说明。香港、澳门在回归前即已加入《公约》。根据中国外交部的声明，《公约》不适用于中国内地和港澳之间；形成于港澳的文件在内地适用，仍适用委托公证人制度。但港澳与其他缔约国之间，可以按《公约》进行公文书流转。

 

《公约》意义上的“公文书”主要包括四类：与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书（司法文书，包括检察官、法院书记员或司法执行员出具的文书）；行政文书，如出生、死亡和婚姻证明，公司登记、财产登记、人口登记、知识产权登记、教育证书、许可证和医疗健康证明，海关记录和警察记录等；公证文书，即当地公证机构或国际公证人出具的、记录一定事实发生的证明活动的文书；私文书上的官方证书，如公职人员在签署书面证明文书上签字的真实性，或确认该文书为该签字的真实副本等。

 

需要特别提示的是：《公约》所指“公文书”的范围，远比我国《民事诉讼法司法解释》第一百一十四条定义的“公文书证”更广——前者采取“除以私人身份签署的文件以外的所有文件”的广义解释。一份文书是否属于公文书，取决于签发国法律：签发国认定是公文书的，目的国不得以其在目的国不属于公文书为由，拒绝按《公约》程序认证；对于在签发国不是公文书的，即便其在目的国是公文书，签发国也不应通过《公约》的程序进行认证。

 

办理流程与主管机关：公文书办理完成后（必要时先经公证），由签发国主管机关出具附加证明书，即可在目的国使用。中国的主管机关是外交部，外交部委托各地方外办负责签发，申办程序、代办机构、提交材料和收费标准可在中国领事服务网查询（https://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/）。各缔约国主管机关的信息可在海牙国际私法会议官网查询（https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/print1/?cid=41）。主管机关的职能包括：核验文书来源的真实性、签发附加证明书、对签发的附加证明书进行记录，并应利害关系人的申请对已签发的附加证明书进行核验。

 

附加证明书包含10个要素：文书出具国、签署人、签署人身份和印鉴名称4项文书信息，以及签发地、签发日期、签发人、附加证明书编号、签发机关印鉴和签名6项证明信息。附加证明书与领事认证功能等同，仅证明文书上最后一个印鉴、签名属实，不对文书内容本身的真实性和合法性负责。申请时，当事人可以委托代理人办理，多数国家对申请人无适格要求，也无需阐述申请理由。

 

每份附加证明书都有公开注册的编号，用文方可以利用出具国提供的核查渠道验证真伪。收到境外文件时，可通过核对附加证明书的签发机构（必要时联系其主管机关）、登录相关国家联系系统官网查询编号、核查要件是否齐全等步骤验真；如核验信息存在无法一致的情形，附加证明书的真实性即存疑，应要求对方采取其他验证方式确认。

 

（三）港澳台特别安排路径

香港：委托公证人制度。根据司法部《中国委托公证人（香港）管理办法》，由司法部考核通过的香港律师担任委托公证人，负责对香港地区发生的法律行为、有法律意义的事实和文书出具公证文书；该公证文书经司法部在香港设立的中国法律服务（香港）有限公司审核并加盖转递章后，送回内地使用。未经审核、加盖转递的公证文书，不具有《民事诉讼法》规定的公证文书效力。委托公证人出具公证文书须按《中国委托公证人办理公证文书规则（试行）》规定的格式制备，包括声明书、证明单方签署的法律文书、证明法律事实、证明文件原件与复印件、证明多方签署的法律文书、CEPA类公证文书等类型。实务中需注意，凡属声明、委托及含有决议内容的公证文书，原则上均需当事人亲赴委托公证人所在律师事务所办理面签公证手续，以确保公证文书符合合法性与真实性要求。

 

澳门：委托公证人制度。司法部建立了澳门委托公证人制度，由委托公证人负责办理澳门当事人须在内地使用的法律文件的公证，并组建中国法律服务（澳门）公司负责转递公证文书。目前司法部委托并仍履行职务的中国委托公证人（澳门）共有16人，证明流程与香港类似。

 

台湾：查证协议安排。1993年，海峡两岸关系协会、中国公证员协会与财团法人海峡交流基金会以及司法部，先后就两岸公证书使用查证事宜制定《两岸公证书使用查证协议》及实施办法。台湾地区形成的公证书，需经当地公证机构公证，并经海基会认证、公证员协会转递后在内地使用。需特别提示，对于违反查证协议规定精神及既有做法、加盖特定字样钢印的公证书，人民法院在审理案件中对此类文书及其副本一律不予采用并拒收；相关方在接受台湾地区公证书时亦应留意核验。

 

五、实务中的误区：证明解决不了什么？

 

第一，公证认证不背书内容。附加证明书与领事认证功能等同，仅证明文书上最后一个印鉴、签名属实，不对文书内容本身的真实性和合法性负责。文书内容是否真实、合法，遵循“谁出具，谁负责”原则。

 

第二，证明不等同于主体资格审查。无论是附加证明书认证还是传统领事认证，一般仅能解决相关法律文件的真实性及其作为诉讼证据的可采性问题，通常并不能解决当事人主体资格的合法性，以及当事人承担合同、协议所约定义务的合法性问题。对于这类合法性问题的核实，更稳妥的做法是委托当地有资质的律师事务所进行尽职调查，并出具法律意见书——这在金额较大、结构复杂的跨境交易中尤为重要。

 

第三，“不强制”不等于“无需办理”。私文书证在不涉及身份关系时虽不再强制要求公证认证，但在合同履行、诉讼举证等场景中，若对方当事人依法提出抗辩，如对合同文本上的签章提出异议；主张在已签字盖章的空白文书上补写内容形成私文书证；主张私文书证系受胁迫所立；主张私文书证经过对方变造等等，事先办理的公证认证手续往往构成最有力的补强证据。

 

实务中尤须注意，文件最终能否被受理，往往取决于使用方的要求与审慎标准：行政机关、登记机构与金融机构受理境外文书时，多依其内部规程设定受理条件；交易相对方亦可能基于其所在地法律或内部合规要求，坚持要求对方提供公证认证文件。因此，办理前宜先行与文件使用方（如受理机关、交易相对方或其法律顾问）沟通确认受理要求，避免文书因证明形式不符而在目的地无法使用，徒增交易成本与诉讼风险。

 

第四，实务中境外当事人容易混淆授权委托书以及《证据规定》第十六条所指“涉及身份关系的证据”。授权委托书系诉讼程序性授权文件，证明的是委托人对诉讼代理人的授权范围与权限，并非证明婚姻、收养、监护等身份关系事实的材料。以香港为例，授权委托书自香港寄交内地法院使用，参照涉外民事诉讼程序的特别规定及《民事诉讼法》第二百七十五条，仍应履行证明手续；该手续即由香港委托公证人出具公证文书，并经中国法律服务（香港）有限公司审核加盖转递章后送回内地使用，未经转递的公证文书不具有法定效力。实务中，当事人（香港居民）已在内地的，可在人民法院法官见证下签署授权委托书，或经内地公证机构公证，人民法院均应予认可；授权委托书自香港寄交的，宜先行与受理法院确认其对公证及转递形式的具体要求。

 

六、结语：三步判断框架

 

综上，境外形成文件所需证明手续，可循以下步骤循序判断：

其一，判定文件类别，区分公文书证、私文书证及涉及身份关系的证据；

 

其二，判定文件形成地，区分海牙公约缔约国、非缔约国及港澳台地区；

 

其三，据以选定证明路径，即所在国公证、公证加领事认证（含双认证）、公证加附加证明书或委托公证人制度。

 

*本文所论仅为一般性指引，具体个案仍应结合文件用途、相对方所在法域、交易金额及合规要求综合考量，且建议在专业律师指导下审慎办理。

 

 

[6]《两岸公证书使用查证协议》（1993年4月29日签署，1993年5月29日生效实施）；

[7]《中华人民共和国民事诉讼法》（2023年修正）第二百七十五条（2024年1月1日施行）；

[8] 最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释（2022修正）第五百二十三条、第五百二十四条（2022年4月10日实施）